システムは、「ハードウェア」「ソフトウェア」「人（オペレーション）」が揃ってはじめて動きます。この３つの案件を確定させることが要件定義の目的で、システムエンジニア（ＳＥ）主導で打ち合わせを重ねることになります。

見積りを出す際に得られた情報から、大枠（基幹）のイメージは既に共有されていると思いますが、開発に入るにはまだまだ情報が足りません。大枠から細部へとブレイクダウンするための質疑が、繰り返されていくことになります。ユーザーが承認（質疑への回答）した案件は「要件」と呼ばれ、要件定義書に蓄積されていきます。一度決まった要件を覆すことは「要件変更」と呼ばれ、時間とコストに跳ね返ります。責任ある承認ルートを明確化しておきましょう。

ハードウェアの設置要領はイメージしやすいと思います。フロア図を用意して、サーバー、パソコン、プリンターなどを紙上に書き込み、空調や電源、ケーブルの取り回しなどに問題がないか、ＳＥも交えて一緒に確認しましょう。

ここでは、あまり馴染みのない「ソフトウェアの（外部）設計手順」を軸に、「運用（オペレーション）」についても少し説明したいと思います。

ソフトウェアの（外部）設計手順

ソフトウェアの設計書には「外部設計書」と「内部設計書」があります。外部設計書とは、ユーザーインターフェース（ＵＩ）とマスターファイルの定義書であり、内部設計書とはＳＥが作るプログラミング指示書です。

ソフトウェア開発の第一歩は、外部設計書の核となるＵＩの定義と、それと対をなす「項目説明書」の作成です。ＵＩとはユーザーが扱う画面や帳票であり、項目説明書とはＵＩ上に表示する項目の詳細な説明書です。

内部設計書については、存在を知っている程度でかまいませんし、マスターファイルの定義については、ＳＥにお任せでいいと思います。ユーザーが注力すべきはＵＩ設計のみ、です。

ＵＩを確定する

要求分析の時点で考えられたＵＩをたたき台として、機能の追加や削除、表示項目の最終確認を行い、全てのＵＩを要件として確定させます。確認チェックシートを用意しておきましょう。例えば、

• 欲する機能は全て満たされているか（機能性）
• 直感的に操作できるか（容易性）
• フォントや色、行間、字間などに問題ないか（視認性）
• アクセス制限は万全か（安全性）

等々。エンドユーザー（実担当者）も巻き込み、多様な視点でチェックし合いましょう。

確定したＵＩには英数字を使ってＩＤを振り、一覧表として外部設計書にファイリングしていきます。ＩＤはカテゴリーを意味する英字と連番（数字）でユニークにします。ＵＩ上の片隅に表示しておくと後々役立つと思います。

項目説明書を作成する

ＵＩのデザインが決まれば、そのＵＩ上に表示される全ての項目について、何を意味するのか定義しなければなりません。

例えば受注画面に「売価」という項目があったとします。この「売価」という項目は「営業担当者が取引商品マスター上に、税別売価として設定する金額である」というように定義することです（ちょっと雑ですが…）。画面や帳票をデザインするのと同時に、全ての項目に番号を振り、項目説明書を作成します。

また、項目の有効値や依存関係を持つ他項目の情報も必須です。コード化できるものは体系付けてコード化し、「データチェック機能」を組み込みます。あまり意識していなかったかもしれませんが重要な機能であり、見積りにも入っているはず、です。データ入力系のＵＩを定義する際は、データチェックシートを作成し添付します。全ての項目の有効値と、関連性を持つ複数項目間の整合性を定義します。簡単に説明を加えておきます。

コードを体系化する

ユーザーＩＤ、顧客ナンバー、商品コード等々。英数字を使った「コード化」は珍しいことではないでしょう。「体系化」とは、ルールを決めてコードを振ることです。このルール作りがちょっと面倒ですが、例えば、上１桁の意味付け、上２桁目の意味付けなど熟慮し設計しましょう。多元的な切り口でのデータ抽出や分析、データチェックの簡易化など、体系化することによる受益は計り知れません。

データチェック機能とエラー処理

システムの信頼性は、蓄積するデータの精度に比例します。1件たりともゴミデータを取り込まないよう、データチェック機能は不可欠と考えてください。

データチェック機能は、入力画面は当然、ファイルとしてデータを受け取る場合など、システムの入口全てに設置する必要があります（他システムへデータを渡す場合には、出口にも設置しましょう）。

データチェックの種類は二つ、「有効性チェック」と「相関チェック」があります。

有効性チェック

項目そのものの値が正しいかチェックすること。たとえば、数値（金額や発注件数等）の妥当性やコード値の妥当性等のチェック。

相関チェック

複数項目間での関連チェックをすること。たとえば、郵便番号と電話番号、新規顧客登録なのに既顧客コードが入力された等のチェック。

有効性チェックは、当該項目のみを考えるので分かりやすいと思います。ただ相関チェックはちょっと面倒かもしれませんが、難しいことではありません。常識として頭に入っていることを整理し、体系付けることがコツですね。

また、「データチェックでエラーとなったらどうするのか？」を定義しなければなりません。「誰が修正するのか？」「どうやって修正するのか？」を明確にします。入力画面上でのエラーならば、その場で訂正を促すのが一般的だとは思います。しかし、「入れるだけ入れて一括して訂正したい」とか、「データ入力はパンチ業者に外注したい」なんてことも考えられます。エラー処理はなかなか奥の深いものです。じっくりと時間をかけて、最も効率的な方法を見つけ出しましょう。

運用（オペレーション）について

サービスの提供と受給。システムは両輪が回って始めて動きます。どれほど優れたシステムを導入しても、「動かない、使いこなせない」では正当な評価は得られません。

システム担当者が準備すること

導入後に待ち受ける作業に備え準備を始めましょう。システム担当者の業務とは、

• サーバーやネットワークなどのハードウェア管理
• トラブルが発生していないか、稼働状況の監視
• バグ（不具合）対策や機能改善へのプログラム追加・修正
• エンドユーザーからの照会対応

等々。情報サービスを安定的に提供できるよう、万全を期す必要があります。

自分達で対応する（対応できる）範囲と外注に依頼する範囲の切り分けは、既に行なわれていると思います。いかなるトラブルにも対処できるよう、ケーススタディを想定し、運用マニュアル作成に着手しましょう。

エンドユーザーに対して準備すること

導入の経緯や目的も知らせず、半強制的に押し付けては、システムに対してネガティブな感情を生みだします。エンドユーザー教育のポイントは、一番知りたいであろう「システム導入前後で業務の流れがどう変わるのか？」を明確にし、使うメリットを納得してもらうことです。業務フロー図などを用意し、新旧の違いをイメージしやすいよう工夫してください。定期的に各チームリーダーを招集して勉強会を催し、当事者意識を植え付けましょう。